Предмет: «Документооборот»

Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждений и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т.п.) Различают три основных потока документации: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят: - первичную обработку; - предварительное рассмотрение; - регистрацию; - рассмотрение руководством; - передачу на исполнение.

Правильная организации документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

При проектировании движения потоков документов в организации следует руководствоваться положениями науки и практики документооборота, направленными на оптимизацию и рационализацию управления движением документов организации.

Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

С этой целью почти во всех организациях внедряются системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота предназначены для полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов, а также организации контроля за выполнением этих процессов. Системы охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства.

Анализ документопотоков является связующим звеном между изучением существующей системой управления и производством и ее совершенствованием. Анализ документопотоков неразрывно связан с анализом организационной структуры предприятия, что позволяет одновременно сделать выводы об эффективности последней.

Таким образом, предмет «Документооборот» занимается изучением систем управления информационными потоками и документами организации, необходимого инструментария для оптимизации документооборота любой компании, а также разработкой и апробацией новейших систем управления документами.